Para sacar el máximo rendimiento de los recursos que estamos invirtiendo en un proyecto, es imprescindible una buena gestión de obra. Sin embargo, si no llevamos un buen control y seguimiento, podemos encontrarnos contratiempos como que se pare la actividad por falta de material, que superemos el volumen de costes previstos y, en consecuencia, perdamos margen en la facturación.
Para evitar estos problemas y mejorar la gestión de los proyectos, debemos tener en cuenta ciertos indicadores o elementos críticos. Estos nos ayudarán a tener un mayor control y a hacer un mejor seguimiento de los trabajos.
En este artículo, cubriremos los siguientes apartados:
1. Gestión de compras y subcontratación: ¿Qué necesitamos para que las obras no se paren por falta de material?
Para realizar una buena gestión de una obra y evitar que se pare por falta de material, debemos controlar distintos aspectos. La lista de necesidades, los pedidos de compra y las subcontratas son tres de ellos.
a. Listas de necesidades
Una lista de necesidades es un listado de todos los materiales o servicios que necesitamos para ejecutar una obra o proyecto. Se trata, por lo tanto, de un documento que reúne en un mismo lugar todo lo necesario para el desarrollo de la actividad. Disponer de listas de necesidades de compra nos permite controlar todo lo necesario para la ejecución, evitando que el material se acabe y, por lo tanto, se pare el proyecto.
Así, la primera pregunta sería: ¿se dispone de estos listados internamente?
b. Pedidos de compra no confirmados y sin recepcionar
En este caso, se trata de conocer los pedidos que: o bien no se han enviado al proveedor, o aún no se han recepcionado. Tener un buen control de estos pedidos es crucial, ya que, si el proveedor no recibe la orden y no entrega el material a tiempo, hay peligro que las obras se paren.
Para agilizar este proceso, podemos automatizar los pedidos de materiales mediante el ERP, así garantizaremos el éxito.
c. Subcontrataciones
En un proyecto de obra, es común que las empresas subcontraten a personal especializado para que lleve a cabo un trabajo en concreto. Sin embargo, es importante tener un registro con todas las partidas que hemos subcontratado, con las cantidades pedidas y las certificadas en función del nivel de avance de la actividad. De este modo, evitaremos que la obra se pare por falta de control de las subcontratas.
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2. Imputaciones de costes: ¿Cómo evitar sobrecostes en la ejecución de proyectos?
El primer paso para que las obras sean rentables es conocer y entender todos los costes que van a imputarse. Al realizar presupuestos, hay muchos más gastos que los de material y mano de obra que deben tenerse en cuenta. Como por ejemplo, los costes directos, indirectos y otros gastos generales. Todos ellos deben de contemplarse antes de vender un proyecto.
Sin embargo, en el artículo de hoy, hablamos de tener un control sobre el nivel imputaciones. Solo así, podemos avanzarnos a posibles desviaciones y evitar sobrecostes durante la ejecución del proyecto.
a. Obras con valor imputado superior al planificado
Debemos conocer qué proyectos están superando el presupuesto previsto y descubrir el porqué. De esta forma, podremos evitarlo en un futuro y mejorar la gestión de la obra. Además, es importante que nos anticipemos a los posibles sobrecostes.
b. Obras en garantía con imputaciones
Aunque las obras estén en garantía, es crucial llevar un registro del nivel de imputación de cada una de ellas. De esta manera, podremos detectar cualquier problema que haya podido surgir durante la ejecución de las actividades.
c. Obras sin actividad
La no actividad también genera costes para la empresa. Así, aparte de controlar las obras con sobrecoste, también debemos tener en cuenta las obras que no han tenido actividad en los últimos días o semanas para activarlas tan pronto como sea posible.
3. Control de avances y facturaciones: ¿Cómo no perder margen?
Las mediciones y estimaciones son los documentos que nos servirán para calcular un posterior margen de la obra. Para ello, debemos tener un buen control de avance de los proyectos.
Mediciones
Las mediciones muestran el nivel de avance de los proyectos, por porcentaje o por cantidad. Debemos revisar periódicamente estas mediciones y fijarnos en el presupuesto inicial de la obra, para asegurarnos que no se está perdiendo margen en la ejecución de misma.
Estimaciones
Como su nombre indica, las estimaciones nos dan información sobre lo que se podría llegar a facturar del nivel de avance de la obra. Estas estimaciones podrían ser útiles para trasladarlas a la prefactura o certificación correspondiente.
4. ¿Cómo te puede ayudar el ERP de Telematel en la gestión y seguimiento de obras?
El ERP para instaladores de Telematel ofrece la posibilidad de acceder de manera fácil y rápida a estos indicadores. Algunas de las funcionalidades en GO!Manage que nos ayudarán a mejorar la gestión de la obra son:
- Listas de necesidades sin cerrar: nos mostrará la empresa a la que hemos comprado el material o subcontratado los servicios, el nombre del empleado responsable, desde cuando está hecha esa lista de necesidad, etc
- Pedidos de compras no confirmados: se trata de otro indicador importante que nos muestra aquellos pedidos que no se han enviado al proveedor, los cuales podemos gestionar junto con el jefe de compras mediante el nuevo sistema de alertas.
- Contratos: es una opción dentro de la gestión de compras, que nos permite gestionar las subcontratas. Este módulo nos permite tener el control de las partidas que hemos subcontratado, con las cantidades pedidas y certificadas en función del nivel de avance de la obra.
- Obras con valor imputado superior al planificado: este widget es especialmente útil, ya que nos muestra las obras que se están pasando del presupuesto y el por qué.
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